Αρμοδιότητες

Η Γραμματεία παίζει έναν κεντρικό ρόλο στην καθημερινή λειτουργία του Συλλόγου και εξασφαλίζει ότι όλες οι διαδικασίες είναι οργανωμένες και αποδοτικές, συμβάλλοντας στην ομαλή λειτουργία του συλλογικού έργου.

1. Διαχείριση Εγγράφων και Αρχείων:
• Καταχώρηση και αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων του Συλλόγου, συμπεριλαμβανομένων πρακτικών συνεδριάσεων, αποφάσεων και αλληλογραφίας.
• Διατήρηση ενημερωμένων αρχείων των μελών του Συλλόγου, των οικονομικών στοιχείων και άλλων σημαντικών εγγράφων.
2. Πρακτικά Συνεδριάσεων:
• Προετοιμασία των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης και ενημέρωση των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου για τις εκκρεμότητες ή τα θέματα που απαιτούν προσοχή.
• Σύνταξη και τήρηση των πρακτικών των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου και της Γενικής Συνέλευσης.
• Διανομή των πρακτικών στους συμμετέχοντες και διασφάλιση ότι τα πρακτικά είναι διαθέσιμα για μελλοντική αναφορά όπως ορίζεται στο καταστατικό.
3. Οργάνωση Συνεδριάσεων και Εκδηλώσεων:
• Συντονισμός και οργάνωση των συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου και των Γενικών Συνελεύσεων.
• Προετοιμασία και αποστολή προσκλήσεων, καθώς και ενημέρωση των μελών για τις ημερομηνίες και θέματα των συνεδριάσεων.
• Οργάνωση και συντονισμός εκδηλώσεων του Συλλόγου, όπως ημερίδες, σεμινάρια ή άλλες κοινωνικές και εκπαιδευτικές δραστηριότητες.
4. Επικοινωνία και Ενημέρωση Μελών:
• Αποστολή ενημερωτικών δελτίων, επιστολών και άλλων επικοινωνιών προς τα μέλη του Συλλόγου.
• Διαχείριση και συντονισμός της επικοινωνίας μέσω της ιστοσελίδας, του email ή των κοινωνικών δικτύων.
• Απάντηση σε ερωτήματα ή αιτήματα των μελών και των ενδιαφερόμενων.
5. Διαχείριση Λίστας Μελών:
• Διατήρηση ενημερωμένων στοιχείων για τα μέλη του Συλλόγου (π.χ. στοιχεία επικοινωνίας, συνδρομές, συμμετοχή σε εκδηλώσεις).
• Ενημέρωση των μελών για τις υποχρεώσεις τους και τη διαδικασία ανανέωσης συνδρομών ή εγγραφών.
6. Εξωτερική Αλληλογραφία: Διαχείριση της εξωτερικής αλληλογραφίας του Συλλόγου, όπως επιστολές προς άλλους οργανισμούς, υπηρεσίες ή συνεργάτες.